RECEPCJONISTKA / RECEPCJONISTA

Opis stanowiska

Jeśli kontakty z ludźmi sprawiają Ci przyjemność, potrafisz sprawnie załatwiać sprawy przez telefon z empatycznym podejściem do klienta, a jednocześnie cenisz uporządkowanie, masz pedantyczny stosunek do terminów i swobodnie korzystasz z komputera oraz sprzętu biurowego – to może być praca dla Ciebie. Jeżeli ponadto interesujesz się własnością intelektualną, rozważasz rozwój zawodowy w tym kierunku i chcesz uczyć się od profesjonalistów – zdecydowanie aplikuj. Ze względu na charakter pracy w kancelarii patentowej stanowisko wymaga szczególnej dbałości o poufność informacji oraz skrupulatnego obchodzenia się z dokumentami — błędy mogą mieć realne skutki prawne dla klientów kancelarii. W codziennej pracy szczególnie ważne są: – dokładność w pracy z dokumentami – umiejętność pilnowania terminów – konsekwentne prowadzenie ewidencji i obiegu dokumentów

Obowiązki

zarządzanie korespondencją papierową (poczta, kurierzy), prowadzenie ewidencji poczty
obsługa elektronicznej poczty ogólnej kancelarii
korespondencja e-mail z klientami i podwykonawcami (wysyłanie materiałów, faktur, przypomnień, krótkie komunikaty)
rozmowy telefoniczne z klientami, umawianie spotkań, pierwszy kontakt z nowymi klientami
przygotowanie dokumentów według wzorów oraz wypełnianie formularzy
krótkie tłumaczenia (PL → EN, EN → PL)
weryfikacja formalna dokumentów (kompletność, podpisy, zgodność z wymaganiami formalnymi)
śledzenie wykonania terminów urzędowych i przypomnienia o terminach
wprowadzanie danych do systemów informatycznych kancelarii
prowadzenie ewidencji dokumentów, archiwizacja i dbanie o porządek w aktach spraw
koordynacja współpracy z zewnętrznymi podwykonawcami (np. tłumacze, graficy, serwis techniczny)
zaopatrzenie biura i składanie zamówień
współpraca z księgowością (przekazywanie faktur, uzupełnianie brakujących danych)
organizacja udziału w konferencjach oraz rezerwacje biletów i hoteli
organizacja spotkań w kancelarii
utrzymywanie relacji biznesowych z klientami kancelarii

Wymagania

wykształcenie minimum wyższe, mile widziane wykształcenie na kierunku administracja, prawo lub nauki ścisłe/techniczne; doktorat w dziedzinie nauk technicznych będzie dodatkowym atutem
bardzo dobra znajomość języka angielskiego
bardzo dobra znajomość języka polskiego
znajomość programów biurowych (MsOffice: Word, Excel)
znajomość obsługi urządzeń biurowych
dokładność i rzetelność w realizacji zadań
znakomita organizacja pracy
wysoki poziom komunikatywności i łatwość nawiązywania kontaktów
wysoka kultura osobista (m.in. w kancelarii obowiązuje dress code „smart casual”)
samodzielność i umiejętność pracy w zespole
mile widziane doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjno-biurowym lub w obsłudze klienta

Oferujemy

pracę stacjonarną w pełnym wymiarze godzin
roczny system premiowy uzależniony od wyników pracy
możliwość zdobycia doświadczenia i poszerzenia kompetencji w renomowanej kancelarii patentowej
możliwość rozwoju w kierunku merytorycznym (aplikant rzecznikowski → rzecznik patentowy) lub organizacyjnym (kierownik biura)
dopłata do dojazdów (100% warszawskiego biletu miesięcznego lub dofinansowanie do roweru)
dofinansowanie do okularów
dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin
wynagrodzenie z komponentem stałym i uznaniowym, w zakresie od 5000 – 7500 zł brutto, w zależności od doświadczenia, poradności i samodzielności.

Przebieg rekrutacji

Proces rekrutacyjny jest elastyczny i dostosowujemy go do dostępności kandydatów oraz potrzeb kancelarii.
Zwykle obejmuje jedną lub dwie rozmowy (online lub w kancelarii), podczas których:

przedstawiamy specyfikę pracy w kancelarii patentowej
rozmawiamy o doświadczeniu i oczekiwaniach kandydata
weryfikujemy kompetencje językowe oraz umiejętność pracy z dokumentami i narzędziami biurowymi

W niektórych przypadkach możemy zaproponować krótkie zadanie praktyczne związane z charakterem pracy.

Aplikujących prosimy o:

Wysłanie zgłoszenia pocztą elektroniczną na adres rekrutacja@bnb-ip.eu z tematem wiadomości: “imię nazwisko, [Recepcjonist(k)a]”
Przesłanie CV z klauzulą: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji przez Bury & Bury Kancelarię Patentową sp. z o.o. (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)).”
Przesłanie odpowiedzi na pytania rekrutacyjne

Pytania rekrutacyjne

Prosimy o przesłanie krótkich odpowiedzi (maks. ok. 200–300 słów na pytanie). Interesuje nas sposób myślenia i organizacji pracy.

Odbierasz pismo z Urzędu Patentowego w piątek o 16:40. Termin odpowiedzi wynosi 1 miesiąc. Opisz krok po kroku co robisz po odebraniu tego pisma w kancelarii.
Odbierasz e-mail z pytaniem o status sprawy patentowej. Nie masz jeszcze informacji od rzecznika prowadzącego sprawę. Jak odpowiesz klientowi?
Klient przysyła skan dokumentu pełnomocnictwa. Jakie czynności wykonasz?
W ciągu kilku minut pojawia się kilka spraw naraz:

dzwoni klient z pytaniem o swoją sprawę
przychodzi kurier po przesyłkę do nadania
rzecznik prosi o pilne wysłanie dokumentów do klienta
dostajesz e-mail z Urzędu Patentowego dotyczący sprawy klienta
w ekspresie kończy się kawa