KANCELIST(K)A

Opis stanowiska

Kancelist(k)a to osoba, która przetwarza niemal wszystkie dokumenty przychodzące do kancelarii i wychodzące z kancelarii, zabezpiecza je, aktualizuje statusy spraw oraz identyfikuje i monitoruje wynikające z nich terminy. Kancelist(k)a oblicza także opłaty urzędowe, przygotowuje wyceny i zestawienia przelewów.

Profil idealny

Ufamy, że najłatwiej na tym stanowisku będzie osobom, które naturalnie:

• czytają regulaminy korzystania z aplikacji przed instalacją,
• rozpraszają się, jak zobaczą literówkę w książce, którą czytają,
• wolą dokumenty od rozmów telefonicznych,
• pedantycznie pilnują terminów,
• lubią poznawać i realizować zawiłe procesy biurokratyczne,
• sprawnie posługują się sprzętem komputerem i sprzętem biurowym,
• automatyzują sobie życie (np. zlecając automatyczne przelewy za cykliczne płatności, mając zestaw etykiet do mrożonek itp.),
• nie mają problemu, żeby ciągle pytać o to, czego nie wiedzą oraz zwrócić uwagę szefowi, że się pomylił,
• potrafią wyszukać w Internecie informację na dowolny temat (tego dotyczy małe zadanie rekrutacyjne, które znajduje się na końcu oferty).

Jeżeli dodatkowo interesujesz się własnością intelektualną i rozważasz rozwój zawodowy w tym kierunku i chcesz uczyć się od profesjonalistów – zdecydowanie aplikuj.

Obowiązki

• prowadzenie i uzupełnianie rejestrów spraw
• prowadzenie kalendarzy, ustawianie i pilnowanie terminów
• weryfikacja i archiwizacja danych, administracja danymi osobowymi
• nadzór nad komunikacją z klientami i urzędami oraz weryfikacja kompletności i poprawności danych
• identyfikacja i opis powtarzalnych procedur biurowych oraz identyfikacja możliwości automatyzacji
• odbiór / monitowanie o odbiorze korespondencji z systemów informatycznych
• proste czynności przy przygotowywaniu wniosków/pism/ofert
• przygotowywanie materiałów do tekstów i opinii
• proofreading
• monitorowanie opłat, prowadzenie kalendarza płatności, przygotowywanie danych do przelewów
• przygotowywanie standardowych wycen i ofert

Wymagania

• wykształcenie minimum wyższe, mile widziane wykształcenie na kierunku administracja, prawo lub nauki ścisłe/techniczne; doktorat w dziedzinie nauk technicznych będzie dodatkowym atutem
• dobra znajomość języka angielskiego
• dobra znajomość języka polskiego
• znajomość programów biurowych (MsOffice), umiejętność sprawnej obsługi komputera
• dokładność
• sumienność i terminowość
• znakomita organizacja pracy, zamiłowanie do porządkowania procesów i dokumentów
• samodzielność i umiejętność pracy w zespole
• wysoka kultura osobista (m.in. w kancelarii obowiązuje dress code „smart casual”)

Dodatkowym atutem będzie

• obycie z oprogramowaniem do zarządzania projektami, procesami, document management (np. Asana, Jira lub inne),
• możliwość zaczęcia pracy od zaraz, ale na kogoś, kto przekona nas, że będzie nam się dobrze razem pracowało oczywiście poczekamy.

Oferujemy

• pracę stacjonarną w elastycznych godzinach, zatrudnienie lub możliwość współpracy B2B
• roczny system premiowy uzależniony od wyników pracy
• możliwość zdobycia doświadczenia i poszerzenia kompetencji w renomowanej kancelarii patentowej
• dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin
• możliwość rozwoju w kierunku merytorycznym (aplikant rzecznikowski -> rzecznik patentowy) lub organizacyjnym (formalities officer)
• możliwość zakwaterowania (pokój w mieszkaniu trzypokojowym)
• dopłata do dojazdów (100% warszawskiego biletu miesięcznego lub dofinansowanie do roweru)
• dofinansowanie do okularów
• wynagrodzenie z komponentem stałym i uznaniowym, w zakresie od 4000 – 6500 zł brutto w zależności od poradności.

Przebieg rekrutacji

• rekrutacja jest dwuetapowa
• pierwszy etap rekrutacji to rozmowa kwalifikacyjna przez zoom; objaśniamy specyfikę stanowiska, weryfikujemy kompetencje językowe i umiejętności obsługi oprogramowania biurowego
• dajemy obu stronom kilka dni na przemyślenie, czy widzą możliwości i sens współpracy
• drugi etap to rozmowy na żywo z rzecznikami, z którymi będziesz współpracować (zorganizujemy te rozmowy w ten sam dzień)

Aplikujących prosimy o:

1. Wysłanie zgłoszenia pocztą elektroniczną na adres rekrutacja@bnb-ip.eu z tematem wiadomości: “imię nazwisko, [Kancelist(k)a]”
2. Przesłanie CV z klauzulą: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji przez Bury & Bury Kancelarię Patentową sp. z o.o. (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)).”
3. Przesłanie odpowiedzi na pytania poniżej (uwaga: nie spodziewamy się kompetencji zapewniających udzielenie odpowiedzi w lot, chcemy sprawdzić umiejętność wyszukania i przetworzenia informacji w Internecie):
   • Jakie są konsekwencje uchybienia terminowi urzędowemu w procedurze rozpatrywania zgłoszenia patentowego?
   • Dlaczego data odbioru pisma z Urzędu Patentowego RP jest ważniejsza niż data odbioru pisma z Europejskiego Urzędu Patentowego?
   • Czy można uzyskać patent na znak towarowy?